«Деловой человек наращивает скорости, внедряет ЭВМ, а дефицит времени увеличивается. Не только у него – цейтнот становится всеобщим. Недостает времени на друзей, на письма, на детей, нет времени на то, чтобы думать, чтобы не думая постоять в осеннем лесу, слушая черенковый хруст облетающих листьев. Время куда-то исчезает, его становится все меньше», – так писал в своей книге «Эта странная жизнь» Даниил Гранин почти 40 лет назад. Что и говорить, за это время жизнь стала еще быстрее и стремительнее, а времени, кажется, еще меньше. Уже в Древней Греции философы задумывались о скоротечности времени и о том, как тратить его с пользой, а к настоящему моменту все практики, методы и инструменты управления временем оформились в отдельную науку – тайм-менеджмент.

Всем известно выражение, что «время – деньги». Пожалуй, время обладает даже большей ценностью, чем деньги, ведь его нельзя вернуть, купить и преумножить. Этот принцип и лежит в основе тайм-менеджмента – очень важно понимать, что время невосполнимо, поэтому стоит использовать его разумно и осмысленно.
 

1. Формулирование своих целей

Прежде, чем приступить к планированию, стоит задаться главным вопросом – действительно ли я делаю то, что нужно, то, чего мне хотелось бы? Какие у меня жизненные цели? Очень важно найти свою, родную цель, на достижение которой и направить все свои силы. «Нам часто встречаются эссе учеников школы тайм-менеджмента, которые мы называем «ксерокопиями страницы глянцевого журнала». «Выхожу из своего белоснежного «Порше», прихожу в свой белоснежный офис, менеджеры в белоснежных рубашках бегут выполнять мои ценные указания…». Я ничего не имею против белоснежного «Порше», но часто бывает, что такого рода цели просто навязаны. Рекламой, окружением, родственниками, социальными стереотипами, системой образования и т. п.», – пишет в «Тайм-драйве» Глеб Архангельский.
Прежде, чем заниматься планированием, стоит сформулировать приоритеты, важные цели, которые благодаря тайм-менеджменту будут воплощаться в жизнь.
 
2. Планирование трудоемких задач
Зачастую планирование необходимо при выполнении сложных задач, на которые необходимо много времени – например, работа над крупным проектом или написание диссертации. Обычно мы откладываем такие задачи и выполняем их в последний момент в авральном темпе, ругая себя за лень и беспечность. Здесь подойдут следующие приемы:

• Бюджетирование времени. Выделяйте, скажем, один час в день или 10 часов в неделю на работу над проектом;

• Метод «слоны и бифштексы». Если крупная задача – это «слон», разделите его на «бифштексы», которые можно проглотить. Иначе говоря, задачу нужно разбить на конкретные и понятные шаги. За съедание очередного «бифштекса» можно назначать себе награды: напишу первую главу книги – куплю новую сумочку, поклею обои – съезжу на море;

• «Метод швейцарского сыра». Если не знаете, с чего начать, попробуйте действовать в произвольном порядке: сначала выполните работу, которая не вызывает сложностей. Например, составьте диаграммы для подготовки презентации и подберите картинки. Постепенно «дырок в сыре» станет так много, что «доесть сыр» не составит труда.

 
3. Планирование рабочего дня
Для планирования рабочего дня идеально подходит вечер – можно отметить, какие задачи из запланированных были выполнены, и составить план на следующий день.
Многие думают, что правильно использовать свое время означает расписать его по минутам. На самом деле жесткое планирование – далеко не самое эффективное. Если заполнить весь день деловыми встречами, то пробки на дорогах или опоздание собеседника могут скомкать весь день. Лучше не планировать более 60% рабочего дня – иначе придется тратить не только лишнее время, но и нервы. Между встречами обязательно закладывайте резервы, ведь что-то наверняка пойдет не так.
 
4. Планирование рабочей недели
У древних греков было два разных обозначения времени – «хронос» и «кайрос». «Хронос» – это линейное, измеримое время, к которому мы привыкли, а «кайрос» – удобный момент. Эти понятия будут полезны при планировании рабочей недели, ведь есть жесткие планы, а есть задачи, которые можно выполнить при определенных условиях: «Если будет хорошая погода, подстричь деревья в саду», «Когда позвонит заказчик, уточнить у него актуальные цены» и т. п.
Так как на неделю обычно приходится много задач, не стоит полагаться только на память – наверняка что-то важное ускользнет. Записывая задачи, вы сможете разгрузить мозг от множества «не забыть». Это позволит избавиться от мелких и рутинных дел.
Бывают дела, которые требуют немного времени, но связаны с неприятными переживаниями: вызов сантехника, звонок строптивому клиенту или разговор с начальником. Такие дела постоянно откладываются и накапливаются. В тайм-менеджменте эти задачи называют «лягушками», которые лучше всего съедать каждое утро. Если не «съесть лягушку» утром, то она может испортить весь день, будет довлеть над вами. Если «лягушка» очень крупная, можно разделить ее на несколько маленьких, по принципу «слонов и бифштексов».
 
5. Поглотители времени
Жалуясь на нехватку времени, мы зачастую не осознаем, сколько времени тратим впустую. Оценить потери можно опытным путем – если сделать хронометраж своего дня, записывая сколько времени на что уходит. Подводя итоги дня, можно с легкостью увидеть, сколько занимает работа и общение с семьей, а сколько времени тратится на перекуры, отвлечение от дел, телефонные разговоры, компьютерные игры, социальные сети и пр.
Один из серьезных поглотителей времени у офисных работников – это всевозможные заседания и совещания. Если в двухчасовом заседании участвуют 20 человек, то за это время они теряют 40 часов – а это целая рабочая неделя. В одной из компаний для наглядности перед заседанием записывали на доске фамилии всех присутствующих и стоимость часа их рабочего времени. В конце подводился итог – сколько же денег компания потратила за время совещания. Наглядность стимулирует не затягивать такие встречи.
Еще один поглотитель – транспорт. Час в пути на работу – это два часа в сутки, 60 часов в неделю и 730 часов в год! Многие говорят, что в транспорте они думают. Но само по себе «думание» непродуктивно, это просто поток мыслей, эмоций, воспоминаний. Стоит выбрать конкретный вопрос или задачу, решению которой и посвятить время в транспорте. Когда мы едем в общественном транспорте, можно слушать аудиокниги, учить языки и пр. 
 
6. Самосовершенствование
Если эффективно использовать тайм-менеджмент, сэкономленное время можно потратить на семью, друзей, отдых и саморазвитие – именно на него обычно и не хватает времени. Стивен Кови назвал саморазвитие «затачиванием пилы» – словами из притчи, в которой дровосек очень медленно и мучительно пилил дерево тупой пилой, так как у него не было времени наточить ее. Постоянное «затачивание пилы» поможет сделать работу еще более эффективной, а значит, сэкономит ваше время.
 
Комментарий эксперта
Светлана Солдатова, бизнес-тренер: «На сегодняшний день рынок бизнес-образовательных услуг в Крыму развит слабо. Тем не менее, тренинги по тайм-менеджменту предлагает и каждый крымский образовательный центр, и приезжие тренеры. Такая популярность тренингов по тайм-менеджменту объясняется раскрученностью темы и бесконечным полем для развития собственных навыков управления временем. С другой стороны, тайм-менеджмент имеет примерно 30% стандартных инструментов и 70% творческого подхода, вот в этих 70% и необходимо учесть особенности управления временем для конкретного человека. Тайм-менеджмент для политиков, бизнесменов, врачей и других специалистов разительно отличается».
 
Марина Резникова