Не секрет, что по соглашению сторон в договорных отношениях вся переписка по электронной почте приравнивается к официальным документам. Можно также подписать договоры и иные документы, используя электронную подпись или более традиционный факс. Тем не менее, электронный документооборот все чаще встречается в официальном делопроизводстве.
А с 5 января года вступил в силу приказ Государственной судебной администрации о реализации пилотного проекта по обмену документацией между судом и участниками судебного процесса. Это значит, что участники судебного процесса смогут обмениваться необходимыми документами по электронной почте в тех судах, которые включены в эксперимент.
Эта информация особенно актуальна в том числе и для крымчан, так как один из крымских судов участвует в эксперименте: с 26 ноября Севастопольский апелляционный хозяйственный суд также начнет работать в рамках пилотного проекта.
Пересылка документов по электронной почте – весьма условна, так как для того, что бы воспользоваться пилотной возможностью, но не рисковать конфиденциальностью данных, необходимо сначала зарегистрироваться в специальной системе. По сути, это будет обмен данными внутри программного комплекса веб-портала судебной власти, доменным именем при этом будет «mail.gov.ua». Держателем системы будет являться Государственная судебная администрация.
При регистрации необходимо будет указать полный комплект данных: имя, ИНН, телефон и почту, соответствующие данные для юридических лиц, место нахождения, время добавления или обновления данных, а также предоставить разрешение на обработку персональных данных физических лиц. Система осуществит проверку данных, предоставит своему пользователю личный кабинет и даст возможность работать с документами.
Важно отметить, что для документов при электронном обороте утверждены технические требования: это должны быть документы в формате Microsoft Word, microsoft-free.com/microsoft-office/ сохраняющие все признаки аутентичности документа, весом не более 10 мегабайт.
Все отправляемые документы должны быть заверены цифровой подписью согласно всем требованиям закона Украины «Об электронной цифровой подписи».
Получение сторонами документа сопровождается соответствующим подтверждением, после чего приобщается к материалам дела.
Но в любом случае на стадии пилотного проекта данные электронные манипуляции могут быть только дополнением – они пока только сопровождают бумажный документооборот.
Татьяна Швец